SMART COOP

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt går att koppla till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, bilder och bankontouppgifter. Behandling av personuppgifter innebär all typ av hantering av personuppgifter, som exempelvis insamling, registrering, lagring, överföring och radering.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Smart behandlar olika typer av personuppgifter beroende på om du är anställd, uppdragsgivare eller leverantör.

Anställda av Smart

Om du är anställd hos Smart behandlar vi alla personuppgifter som vanligtvis förekommer inom ramen för en anställning. Det är exempelvis namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, bankkontonummer, kreditupplysning, kvitton på utlägg, utbildningsbevis och korrespondens. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna anställa dig och utöva våra rättsliga skyldigheter som arbetsgivare, för att kunna fullgöra avtalet med den kund du utfört uppdraget hos, för att kunna administrera klientstödsärenden avseende dig och uppdragsgivaren, för att kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser gentemot olika myndigheter och för att kunna kommunicera med dig ang vad som händer i ’produktionshuset’ genom t.ex nyhetsbrev.

Uppdragsgivare och leverantörer:

Om du är uppdragsgivare till oss genom att en eller flera av våra anställda har utfört uppdrag hos dig eller om du är leverantör till oss behandlar vi exempelvis namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och korrespondens. Vi behandlar dessa personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal med dig, för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser och för att kunna säkerställa våra och den anställdes intressen.

Ansvarig för personuppgifter

Smart Coop, org.nr 556891-3106, är ansvarig för de personuppgifter som behandlas inom företaget. Smart bestämmer syftet med behandlingen och på vilket sätt behandlingen ska ske.

För att komma i kontakt med vår personuppgiftsansvarig samt dataskyddsombud mejla oss på info@smartse.org och märk mejlet GDPR.

Hur och från vilka källor samlas uppgifterna in?

Vi samlar in uppgifter om dig i samband med att du registrerar dig på vår hemsida. Vi samlar in den information som du själv matar in i systemet. Det kan t.ex. vara namn, personnummer, adress, e-postadress och bankuppgifter. I samband med att din anställning genereras även ytterligare uppgifter om dig i vårt system, som t.ex. dina kontoutdrag, kontrakt, ansökningar, och övriga kontrolluppgifter. Vi samlar även in information om dig när du kontaktar oss angående ärenden som har med din anställning hos oss att göra, t.ex. mejlkorrespondens, sjukanmälan, arbetsgivarintyg m.m.

Förutom den information som du själv lämnar till oss eller som vi samlar in genom att du använder våra tjänster eller korresponderar med oss kan vi även komma att samla information från en så kallad tredje part. Uppgifter som vi samlar in från tredje part är exempelvis kreditupplysningsinformation från kreditupplysningsföretag och adressuppgifter från offentliga register.

Vi kan även komma att samla in information om dig genom att använda cookies på vår hemsida.

Vad använder vi uppgifterna till?

För att vi ska få behandla dina personuppgifter krävs att det finns stöd i gällande lagstiftning. För att vår behandling av personuppgifter ska vara laglig krävs att någon av följande grunder är uppfylld:

• Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra avtalet med dig.
• Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som åligger oss.
• Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berättigade intressen hos Smart och att ditt intresse av integritetsskydd inte väger tyngre.

Hur kan dina personuppgifter delas och med vem?

Vi kan dela dina uppgifter med företag eller andra juridiska personer som du som anställd hos Smart har utfört uppdrag hos, för att kunna fullgöra vårt anställningsavtal med dig och vårt avtal med kunden.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med myndigheter som själva beslutar om hur informationen som lämnas ut till dem ska behandlas. När personuppgifterna delas med myndigheter gäller alltså deras integritetspolicy och rutiner kring behandling. De myndigheter som vi kan komma att dela dina personuppgifter med är: Statliga myndigheter, som t.ex. Skatteverket, A-kassan, Försäkringskassan, Polisen och Arbetsförmedlingen om vi är skyldiga att göra det enligt lag, för att kunna fullgöra vårt arbetsgivaransvar eller vid misstanke om brott.

Uppdragsgivare och myndigheter utanför EU

Om vi behöver överföra dina personuppgifter till tredje land vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU. Exempel på sådana skyddsåtgärder är godkänd uppförandekod i mottagarlandet, standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler och Privacy Shield.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det ändamål för vilket uppgifterna samlades in. De personuppgifter som vi har när du är anställd, är leverantör eller uppdragsgivare behandlas för olika ändamål, därför sparas de också under olika lång tid beroende på vad de ska användas till och hur våra rättsliga skyldigheter ser ut. Det kan vara så länge som krävs för att det uppdrag som du är kontrakterad att utföra är utfört, för att vi ska kunna fullgöra vårt arbetsgivaransvar gentemot dig eller så länge som det krävs för att uppfylla vissa lagstadgade lagringstider gällande exempelvis bokföring.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från olovlig eller obehörig tillgång, men även från förlust, förstörelse eller annan skada. Endast de handläggare som har behörighet till våra system har tillgång till dina personuppgifter och deras hantering av informationen är strikt reglerad i interna styrdokument.

Du som registrerad har enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter kopplade till vår behandling av dina personuppgifter. Här nedan listar vi dina rättigheter och vad de innebär. Vill du ta kontakt med oss ang dina rättigheter som registrerad hos Smart mejla oss på info@smartse.org och märk ditt mejl GDPR

Du har rätt att begära information om vilka av dina personuppgifter vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Begäran om registerutdrag ska göras skriftligen, vara undertecknat av dig och postas till Smart Coop, Nytorgsgatan 15 A, 116 22 Stockholm. Registerutdraget kommer att sändas till din folkbokföringsadress.

Om de personuppgifter som är kopplade till dig är felaktiga har du rätt att begära rättelse av dessa. Du har även rätt att komplettera med sådana personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter hos oss raderas. Det finns vissa fall då personuppgifter måste raderas:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlats in.
• Om behandlingen enbart grundar sig på samtycke och samtycket återkallas av dig.
• Om personuppgifterna behandlas i strid med gällande lagstiftning.
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Det kan finnas rättsliga skyldigheter som hindrar oss från att radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kan härstamma från exempelvis bokföringslagstiftning, skattelagstiftning eller konsumenträttslagstiftning. Det kan även vara så att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Klagomål

Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. Vid sådan invändning får vi bara fortsätta behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna behöver behandlas och dessa skäl väger tyngre än dina intressen. Vi får även fortsätta behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen. Med direkt marknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder, t.ex. via post, e-post och sms. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande lagstiftning har du rätt att lämna in ett klagomål till Smart eller till Integritetsskyddsmyndigheten (tidigare Datainspektionen)

Smart förbehåller sig rätten att vid behov ändra och uppdatera vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn kommer alltid att finnas publicerad på vår hemsida. Vid ändringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter kommer du som anställd att få information om detta via e-post i god tid innan uppdateringen träder i kraft.

Om cookies

En cookie är en liten textfil som består av bokstäver och siffror och som sparas på din webbläsare eller enhet när du besöker vår webbsida www.smartse.org Cookies används för att förbättra din användarupplevelse och för att analysera hur du använder vår tjänst. Vi använder även cookies för att kunna rikta marknadsföring till dig.

Om du vill läsa mer om cookies och hur de används finns mer information på Post- och telestyrelsens hemsida www.pts.se.